SMARTNEWS
- Par Admin
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Editorial
Le déploiement de Smartsheet pour suivre de façon collaborative les plans d’actions est aujourd'hui bien engagé.
Ce projet initié avec Jean Claude Dufaut et Benoit Destremau a été basé sur un principe simple:
Adapter un outil du marché à notre organisation et proposer des “modèles “ de feuilles plans d’actions, formatées pour les filières Énergie, Qualité, Méthodes, Sécurité mais aussi des modèles “génériques” pour des usages très transverses (...pour les Réunions, les Projets ou des “todo lists”).
2016 a été l’année des tests (sur le centre Bretagne et ensuite sur toute la zone Grand Ouest. Durant cette année 2016 les référents de centre et de zone ont été formés.
2017 doit être l’année d'un déploiement plus organisé afin que le maximum de personnes soient d‘abord formées (4 modules vidéos de formation e-learning Smartsheet de 4 à 5mn ont été élaborés et seront mis à la disposition de tous ).
Un site intranet dédié a été créé pour donner à tous les utilisateurs une information de base ,un accès aux modules de formation, ...et un forum pour s'exprimer.
L’implication des 24 référents de zones, de centres et du national est aujourd’hui le levier qui permettra d’initier un nombre plus grand de collaborateurs et de donner à ce projet sa finalité qui est de faire gagner du temps à tous.
Jean Claude DUFAUT et Julien LACOUR
-“J'utilise Smartsheet pour suivre plusieurs plans d’actions en un seul endroit.
Nous avons tous été formés par Marie Gaveriaux qui est référente pour le centre P2L.
J'ai commencé à utiliser l'outil dès Novembre 2016, suite à une crise pour laquelle
j’ai pu tracer et suivre les actions d‘améliorations qui avaient été décidées.
J'utilise aussi SS pour le PPRP 2017 et aussi, pour que suite à un Flash sécurité, les RUOS me confirment bien qu'ils ont programmé une causerie.
Nous avons aussi des actions spécifiques par service sur notre centre dans le cadre de notre programme 2017 "Construction et Vie du Service" et je les programme avec SS pour suivre les taux d'avancement de chacune de nos actions.
L'outil est simple à utiliser, il reste toutefois à convaincre encore quelques personnes mais c'est en bonne voie car j'obtiens les retours d'information quand les actions sont soldées”
-“J'utilise SS pour suivre les décisions actions prises dans les réunions de COSERV (réunions mensuelles que j’organise sur le centre avec les managers de service et l’ ingénierie)
Une feuille identique existe pour les réunions de Codir du centre.Toutes les réunions depuis début 2016 ont été tracées dans l’outil et mensuellement je fais un point d’avancement avec les managers de service en consultant cette seule feuille qui regroupe tout à un seul endroit.
Ce suivi plus efficace en terme de programmation des actions, doit continuer de s'accompagner par une adhésion complète des utilisateurs pour encore plus d'efficacité “.
“Smartsheet me permet de piloter mon activité mais aussi celle de mon équipe dans le service ingénierie le suivi des RAD par exemple, c'est le respect d'un planning avec de nombreux acteurs qui doivent délivrer des informations pour des dates précises la bonne réalisation de ces tâches est suivie dans une feuille Projets dans laquelle je suis aussi le Lerne, Gama, les IJT etc….”
