L'entretien de réaccueil ou de retour de congé maladie

L’entretien de retour de congé maladie

L’entretien de retour de congé maladie est un acte de management essentiel dans la vie d’un manageur.

Ce moment va permettre d’obtenir une réponse à une question importante relative à l’agent, au-delà de l’aspect médical qui doit demeurer confidentiel :

Dans le cadre de sa reprise d'activité, l'agent va-t-il éprouver des difficultés à revenir dans l’équipe et sur son poste de travail.

Que l’agent soit parti longtemps ou non, l’entretien de retour va l’aider à remettre le pied à l’étrier, à se « resocialiser » dans l’équipe. Cela doit être un moment constructif, un « événement » , et en profiter pour « lever les lièvres ».

Cinq règles importantes à suivre afin d’éviter un entretien stigmatisant et intrusif :

.1/ Effectuer ce ré-accueil systématiquement pour tous à chaque retour de congé (maladie, maternité, vacances) sans témoin.

2/ Le mener avec un principe constant de bienveillance et d’objectivité envers l’agent, quelles que soient les conditions de son départ ou de son retour.

3/Ne pas y consacrer plus de 15 à 20 minutes.

4/ Cet entretien doit intervenir vers la fin de la première heure d’arrivée de l’agent. Le principe étant de « ne pas sauter sur l’agent » et de le laisser s’installer avec sérénité afin qu'il se réapproprie son espace de travail.

5/ Dans l’hypothèse ou l’agent serait affecté sur des postes dit « en polyvalence », il convient de veiller à réaffecter l’agent sur son dernier poste hors le cas ou celui-ci est manifestement la cause du départ en congé maladie.

Le principe étant que l’agent n’interprète pas ce changement de poste comme une première sanction en conséquence de son arrêt maladie.

Ne pas oublier de se prémunir de la fiche de poste.

Les 6 étapes clé du succès.

1- L’accueil :

"Bonjour Zoé, ça va ? …. Viens, on va boire un café.".Abordez votre collaborateur avec simplicité, puis entraînez-le dans un petit bureau ou une salle de réunion, un lieu neutre pour discuter.

Optez quand c’est possible, pour une table ronde qui créera une proximité bienveillante.

Demandez-lui comment il se sent et exposez-lui l’objectif de l’entretien :

- Je souhaitais te tenir au courant des derniers événements de la vie du service, du projet en cours, etc.

- Puis expliquez-lui combien il a manqué à l’équipe.

Des problèmes sont survenus, ta présence nous aurait apportés une aide significative…. On aurait eu besoin de ton expertise sur le dossier Z".

Il est important de positiver son retour sans culpabilisation ou reproche. Le service a connu des difficultés, pas du fait de son absence, mais sa présence nous aurait permis de les régler plus facilement.

Phrase à éviter : " Sans toi, c'était impossible, on a eu un mal fou ! ". Un ton qui d’emblée porte un jugement et vous décrédibilise car si chaque collaborateur est nécessaire, personne n'est indispensable, même vous ! 

2- Le constat :

Ce temps là doit être bref. Contentez-vous de rappeler les faits de manière neutre et objective :

- Tu as été absent trois jours (2 mois, etc.) du 20 au 23 novembre. C’est la troisième fois ce trimestre.

Bien sûr, vous aurez vérifié que le certificat médical ou le justificatif, a bien été envoyé !

S’il s’agit d’un accident du travail, il faut s’être renseigné en amont, ça vous éclairera.

Ensuite, pas question de sortir un cahier et un stylo pour prendre des notes.  

Phrase à éviter : " Ben dis, donc, tu as eu quelques jours de congé en plus ! ". Trop méprisant et ironique 

3- L’échange :

C'est le cœur de cet entretien. Vous allez rassurer l'agent en le remettant à un bon niveau d'informations, tout en évaluant son état d'esprit, et sa capacité à retravailler. Démarrez avec naturel. Posez-lui quelques questions Et s’il ne répond pas, faites alors le récit des événements intervenus pendant son absence : réorganisations, commande hiérarchique, problème de gestion, débats lors de la dernière réunion, etc.

il est important de susciter de la confiance dans ce moment, car l’intéressé ne doit pas sentir qu’il est mis de coté, bien au contraire.

Mis en confiance, lui aussi, sans doute parlera éventuellement, de son problème personnel. (mal de dos, mal être….)

Rebondissez :

- As-tu des craintes sur la reprise ?

C’est l’occasion d'aborder les raisons professionnelles de l’absence : une surcharge de travail, des conflits avec un chef ou des collègues, un souci familial. 

Phrase à éviter : " Tu n’aurais pas quelque chose à me dire, par hasard ? ". Soupçonneux, et interprétatif, cherchant à extirper une raison cachée.

Il est important dans cette phase de relance de faire preuve d’une neutralité bienveillante et de démontrer à l’intéressé que ce questionnement doit pouvoir apporter des réponses de votre part qui soient adaptées.

4- L’analyse et le plan d’actions

C’est la phase de résolution des problèmes, à bâtir ensemble.

Par exemple, face à une lombalgie, offrez lui la possibilité de travailler sur un poste moins exposé de manière temporaire, d’aménager son travail pour éviter les postures douloureuses, de décaler les horaires…

Il y a peut-être un enfant malade à la maison et d’autres absences sont prévisibles. L’anticipation d’une réorganisation devient alors possible. 

Préférez une solution que l’intéressé proposera, qui si elle est en accord avec votre vision des choses sera mieux acceptée et plus opérationnelle.

Si l'absence est récurrente, que la raison est floue, insistez avec doigté :

" J’ai besoin de comprendre, afin qu’on puisse améliorer tes conditions d’emploi. "

Dans cette hypothèse, il est important d’analyser finement la situation et de distinguer l’existence ou non d’un lien avec les postes occupés et les absences.

Dans le cas de récidive douteuse et avérée, il faut positionner l’intéressé en situation de perdre quelque chose par le brossage d’un avenir un peu compliqué.

Par exemple, dans l’hypothèse de plusieurs absences répétés sur un même poste, envisager un contrôle médical d’aptitude et selon le résultat programmer un déplacement de l’intéressé sur un poste moins exposé.

Il est possible de prévoir un calendrier d’accompagnement de l’intéressé, si nécessaire.

Dans cette hypothèse les solutions envisagés ne doivent pas être le fait du prince, mais le fruit d’un enchaînement d’événement qui vous conduiront a prendre ces décisions dans l’intérêt de l’administration mais également dans celui de l’agent.

Attention, l’évocation cachée ou non d’une sanction disciplinaire est à déconseiller, car trop prématuré, nous sommes dans un moment de recherche de solutions et pas de coercition.

Phrase à éviter : " " À cause de ton absence, on est en retard sur le projet ! Il faut t’y mettre en urgence ". Autoritaire, culpabilisant, déclencheur de stress. 

Ce que la loi interdit

. Le questionner sur son état de santé :

C'est le respect de la vie privée selon la loi de juillet 1970 et du code de la Sécurité sociale 

. Demander à consulter son dossier médical :

Il est confidentiel. 

5- Le contrat de confiance.

Vient le temps de sceller ensemble un engagement oral. Là, deux cas de figure :

1/ l'absence est motivée :

- Je vais envoyer un mail à l’équipe pour l’avertir de tes nouveaux horaires….

En face, le collaborateur va se tenir aux décisions.

2/ Il y a doute ou récidive évidente (seuls 5 %, des absents sont des profiteurs), Vous mettez-en œuvre les solutions en précisant que vous serez dorénavant vigilant.

Précisez également que restez à sa disposition pour toutes difficultés

Soyez sûr que cela se saura dans l’équipe et apaisera le climat.  

Phrase à éviter :" On est bien d’accord ? Je t’ai dans le viseur, au moindre dérapage c’est le blâme ". Excessif, menaçant et contre-productif. 

6- Fin de l’entretien

Informez l’agent que vous mettrez par écrit les engagements réciproques par courriel, ceci afin de garder une trace (la confiance n’empêche pas le contrôle) et comportant la date du prochain entretien le cas échéant.

Remerciez l’agent, souhaitez lui une bonne journée et rappelez-lui que votre porte reste toujours ouverte en cas de difficulté.

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